乌拉盖管理区档案史志馆关于做好2024年度档案资料收集整理和满十年档案移交工作的通知

　　管理区各镇场，行政企事业单位：

　　根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》和《内蒙古自治区档案条例》及相关制度规定，为扎实推进管理区档案资源、利用、安全、治理体系建设，现就2024年档案资料的收集、整理和移交工作通知如下：

　　一、对本单位2024年度档案资料进行收集、整理、归档

　　（一）收集的形式和范围

　　各单位应采取会议部署、发文安排、档案专兼职工作人员培训指导等形式，对本单位在上年度各项工作中形成的纸质、电子、实物等各门类档案资料进行收集整理。

　　（二）收集的内容

　　凡是本单位在工作中办理完毕，具有查考利用价值的各种文件材料、实物等。具体有：

　　1.文书档案资料。意见、报告、请示、总结、计划、规划、通知、函、合同、协议、汇报、简报、各种报表、各项工作中形成的文字和图表材料、会议材料、会议记录等，以及具有保存价值的其他材料。

　　2.重要活动档案资料。盟级以上领导来管理区视察的音像、照片、文字资料和其它重要活动资料、重大社会经济活动中形成的档案资料。

　　3.科技档案资料。建设工程资料、图纸，自然科学研究和成套生产设备资料等。

　　4.声像档案资料。各种活动中形成的有保存价值的以录像、录音、照片为主的档案资料。

　　5.电子档案。办公自动化中形成和传递的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料及其它具有档案保存价值的电子文件等。

　　6.实物档案。获得的管理区及以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、奖牌、荣誉证书，废旧印章、领导来宾给本单位的题字题词、纪念品、捐赠品、礼品、登载有本单位事迹的报刊、面向社会征集的各类实物档案等。

　　7.会计档案。在财会工作中形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。

　　（三）整理归档

　　时间要求：2025年6月底以前完成本单位2024年度档案资料收集整理任务，在本单位档案室归档上架。具体质量要求：

　　1.资料收集齐全完整，保管期限划分准确，分类科学，案卷标题简明确切，装具规范，编目合理，检索方便。

　　2.检索目录用规范表格样式进行机打，纸质目录和电子目录并存，建议使用档案管理软件。

　　3.纸质永久档案全文件扫描（分辨率300dpi及以上），形成电子档案，并做到三份备份，异地存放。

　　二、在本单位档案室存放时间满十年的长期和永久档案移交档案馆统一存放

　　时间安排：2025年6月上旬至8月底。

　　移交地点：乌拉盖管理区档案史志馆一楼档案查阅室

　　（一）移交范围

　　1.各单位在工作中形成的2024年及之前的经过规范整理的文书档案、电子档案、科技档案、声像档案、实物档案、会计档案，内部刊物、编研资料等。

　　2.撤并单位的全部档案。

　　（二）质量要求

　　1.移交的档案应分类清楚，保管期限划分准确。

　　2.移交前须对档案进行杀虫、除尘处理，杜绝霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等档案进馆。

　　3.移交的档案必须装具无酸纸案卷盒，卷内目录填写准确。

　　4.同步移交纸质和电子版检索目录。

　　5.同步移交文书档案电子版。

　　三、对本单位档案室保管的档案及目录进行数字化

　　（一）工作范围

　　各单位要将已经整理完毕且在本单位保管的长期和永久档案进行全文扫描，手写目录转换为电子目录。

　　（二）质量要求

　　1.全文扫描纸质永久档案（300dpi以上）形成电子档案。

　　2.实现专业软件管理，形成规范的纸质和电子检索工具。

　　3.电子档案及目录数据三份备份、异地存放。

　　做好档案资料的收集、整理和移交工作是贯彻落实档案法规的一项重要内容。各单位档案工作分管领导和具体工作人员要切实履行职责，周密安排部署，加大督促检查力度，案卷质量不符合标准需要返工和积存文件多，整理任务重的部门，要抽调人员、集中人力、集中时间进行整理，确保在规定时间内完成档案资料收集、整理和移交任务。

　　供稿 | 高鹏

　　编辑 | 李英杰

　　审核 | 于树江