乌拉盖管理区档案史志馆关于做好机构改革单位档案移交进馆工作的通知

　　根据《内蒙古自治区档案局 自治区档案馆关于做好机构改革中档案工作的通知》（内档局发〔2014〕3号）要求，为切实做好机构改革中档案处置工作，确保档案完整、安全地移交管理区档案史志馆，现就有关事项通知如下：

　　一、移交进馆的范围与内容

　　（一）移交范围

　　本次机构改革中不再保留、不再设立或撤销建制的部门和单位。

　　（二）移交内容

　　涉及单位的全部档案（永久、长期、短期或30年、10年）均应移交进馆。

　　二、档案处置及移交进馆的要求

　　（一）移交时间要求

　　属于移交范围的单位，应迅速做好档案移交准备工作，档案移交工作应在10月底以前完成。

　　（二）电子档案格式要求

　　1.存储格式。纸质永久档案全文件扫描（分辨率300dpi及以上），纸质档案数字图像长期保存格式为TIF、JPG两种通用格式，形成电子档案，刻录光盘使用档案级蓝光光盘。

　　2.图像命名。

　　（1）应以档号为基础对数字图像命名，确保图像命名的唯一性。

　　（2）将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

　　以“卷”为保管单位的档案

　　以“档号”+“·”+“扫描页顺序号”的形式命名，扫描页顺序号一般采用三位阿拉伯数字。

　　如：J001-WS·1999-Y-0001-001

　　J001-WS·1999-Y-0001-001

　　以“件”为保管单位的档案

　　以“档号”+“·”+“扫描页顺序号”的形式命名，扫描页顺序号一般采用三位阿拉伯数字。

　　如：

　　J001-WS·2012-Y-0001

　　J001-WS·2012-Y-0001

　　（3）数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

　　如：J001-WS·1999-Y-0001

　　J001-WS·2020-Y-0001

　　（三）档案整理质量检查

　　凡需向管理区档案史志馆移交的档案，要在档案史志馆档案管理工作人员的指导下，按照接收档案案卷质量要求的具体规定自行组织人力、物力进行整理规范，验收合格后，办理移交手续。文书档案、会计档案、照片档案、音像档案、电子档案、印章档案等应符合相关档案整理要求。同时移交全宗卷、案卷目录、全引目录、归档文件目录及电子目录。

　　（四）档案移交运送

　　符合移交要求的由移交单位负责将档案安全送达管理区档案史志馆，所有电子数据使用CD-R光盘刻录，不得通过网络传送。

　　（五）移交手续

　　移交工作在交接双方分管档案管理工作人员，确认无误后，双方在交接文据上签字，一式两份，由交接双方分别保存(交接文据由档案史志馆提供，移交验收后即时填写，档案数字化副本移交单位还需在移交前填写好《乌拉盖理区档案馆传统载体档案交接文据》。

　　我馆将为各单位移交档案做好指导和服务，有关移交工作事宜可与管理区档案史志馆档案管理股联系。

　　档案管理股：乌伊罕  15249529320

　　高  鹏  13847929636

• 档案处置要求

　　（一）关于调整优化重点领域机构设置和职能配置方面。

　　新组建的部门和单位自成立之日起形成的档案，由各部门和单位设立档案全宗进行管理。组建的议事协调机构形成的档案纳入承担其办事机构职责的部门档案全宗管理。

　　保留机构、职责划转、调整领导管理体制及更名的部门和单位，沿用原档案全宗。部分职责划入其他机构，划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗，不得分散。相关部门和单位需要利用该部分档案的，单位应当按规定提供利用，职责变动过程中，原机构未办理完毕的文件材料移交承担其职责的机构继续处理，纳入承担其职责的机构档案全宗进行管理，不再保留、纳入新组建机构的部门和单位，自变动之日起其档案全宗终止，其档案整体移交承担其职责的机构代管，实行封口管理，不得分散。代管的档案达到规定年限后（自档案形成之日起满10年），移交管理区档案史志馆。

　　一个机构两块牌子、保留牌子、加挂牌子的部门和单位，档案按一个全宗管理。合署办公的部门和单位，档案一般按职责分不同全宗管理，实行一套工作机构的按一个全宗管理。  

　　（二）关于深化行政执法体制改革方面。根据执法机构设置和调整情况，保持执法机构与其形成档案的密切关联，合理确定档案归属流向。机关承担行政执法主体责任的，由其管理执法过程中形成的档案;整合组建的行政执法队伍，负责管理其形成的档案;执法层级调整、执法队伍归并之前形成的档案由原单位管理，之后形成的档案由新机构管理。

　　供稿 | 高鹏

　　编辑 | 李英杰

　　审核 | 于树江